履歴書や職務経歴書の提出・送付マナー
郵送（送付状、英文カバーレター、封筒の書き方）／メール／手渡しの場合
履歴書や職務経歴書の提出・送付マナーを、「郵送する場合」「メールで応募する場合」「持参して手渡しする場合」の3つのケース別に解説！ダウンロードして使える送付状（添え状）、英文カバーレター、封筒、メール文面の例文サンプルや、書き方のポイント解説もご用意していますので活用して、応募書類をしっかりと採用担当者に届けましょう。
郵送する場合のマナー（送付状、英文カバーレターの書き方、封筒の書き方）
求人の募集要項をしっかりと読み、履歴書や職務経歴書といった企業が求める応募書類が準備できたら、送付状を添えて郵送しましょう。配達途中に折れたり、曲がったりしないように、すべての書類はクリアファイルに入れて封筒に封入しましょう。面接に進むと、採用担当者からは応募書類に書いた内容に基づいた質問をされることになりますので、手元には必ずコピーを残しておきましょう。
送付状（カバーレター・送り状・添え状）の書き方・まとめ方
応募書類を郵送する際には、誰が、どんな書類を、なぜ送ったのかを簡潔に伝えるために、「送付状」を同封します。送付状は「カバーレター」「送り状」「添え状」などとも呼ばれます。送付状には書類を送付した日付や宛先、住所、連絡先といった情報に加えて、志望動機や実績など、あなたのアピールポイントも簡潔に記入しましょう。送付状と一緒に応募書類を提出することで、採用担当者に興味をもってもらえる可能性はグッと高まります。
メールで送付する場合のマナー
企業の中には、応募書類をメールで受け付けているケースもあります。日々たくさんのメールを受け取っている採用担当者が、必ず目を通すべき重要なメールと一目で理解できるように、件名の書き方からデータの添付の仕方まで、応募書類をメールで送付する場合にも注意すべきマナーはたくさんあります。ポイントをしっかりと押さえておきましょう。
◆応募メールの書き方ポイント
- 件名：メールの用件が一目で分かるように、具体的、かつ端的に記入します。採用担当者は毎日たくさんのメールを受け取っているため、緊急性の高い重要なメールということが伝わらないと、後回しにされたり、開封してもらえない可能性もあります。また、件名に「よろしくお願いします」「お世話になっております」などを書くと、スパムメールとしてブロックされることがあるので避けましょう。
- 宛先：企業名は省略せず、正式名称で書きましょう。採用担当者の氏名が不明の場合には、「採用ご担当者様」と記入します。
- 応募経緯：どの媒体で求人を知ったのかなど、応募の経緯を記入します。
- 添付書類：履歴書や職務経歴書をデータで送る場合は、採用担当者がそのまま印刷できるようにPDF形式に変換してから添付します。
- パスワードの設定：添付する応募書類のデータにはパスワードを設定してから送付します。履歴書や職務経歴書の内容はすべて、あなたの重要な個人情報なので、万一にも漏えいすることのないように必ずパスワードを設定します。PDFデータにパスワードを設定できない場合は、PDFデータを入れたフォルダにパスワードを設定するとよいでしょう。
- パスワードの連絡：応募書類のデータを添付したメールとは別に、パスワード連絡用のメールを作成して送付します。先に送ったメールの宛先や本文をコピー・流用したりせずに、新規で作成するようにしましょう。
- 署名：あなたの連絡先を書きます。住所、電話番号、メールアドレス、氏名の順に記入します。
持参して手渡しで提出する場合のマナー
転職活動の中では、履歴書などの応募書類を面接当日に持参するように求められるケースも少なくありません。これからまさに面接に臨もうというタイミングに、よれよれに折れ曲がった履歴書を提出しては、スタートからつまずいてしまうというもの。手渡しで提出する場合でも、応募書類はクリアファイルと無地の封筒に入れて持って行きましょう。その際、封筒の表面には宛名（応募先企業の住所や担当者名など）を記入する必要はありません。表面の左端に赤字で「履歴書在中」または「応募書類在中」と記入し、裏面にはあなたの住所と氏名を書いておきます。
面接官に直接手渡しする場合
面接官に直接、応募書類を手渡しする場合、書類を封筒に入れたまま提出するのはマナー違反です。応募書類の提出を求められたら、書類は封筒から出して封筒の上に重ね、面接官が読みやすいように相手のほうに向けて渡します。そのまま気持ちよく書類に目を通してもらえるように、くれぐれも面接官に開封の手間をかけさせないように注意しましょう。
受付で提出する場合
面接を受ける前に受付で応募書類の提出を求められた場合には、書類は封筒から出さずに、封筒ごと提出します。受付の人に手渡す場合なども、当然ですが、書類はぞんざいに扱ってはいけません。面接官に提出するときと同様に、封筒を両手で持って相手側に向けてから渡しましょう。社会人としてのマナーは企業に足を踏み入れた瞬間からチェックされているものと意識し、常にていねいな対応を心掛けましょう。